そのねこが学ぶとき

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GTD環境 2013年秋版

先日GTDの聖典を読み込み、ちょっと久しぶりにGTD環境を再構築した。今年に入ってからCatch Notesを使ったGTDを試すも、PCを使ってる時にわざわざブラウザからタスク追加するのが面倒になり、初夏あたりでtodo.txtに乗り換えた。しかしこれもソートがしづらいだとか、複数のリスト持つのが面倒(たぶん俺のVimスキルがアップすればなんとかなるんだけど)などがあり、晩夏あたりでストップしてしまっていた。それから先々週頃までGTD環境は空白状態。そして2ヶ月ぶりぐらいの再構築に至ったわけだが、やっぱしGTDやっとくとなんとなく気が楽ね。

で、どうにもツールに振り回されすぎてる嫌いがあるので、ここらでもう一度自分がやっていることをまとめておく。やりたいことを一つに定めれば、どんなツールを使っていようとも迷うことはない。そういう状態に持っていきたい。

仕事とプライベートで環境を分ける

入社当初、Toodledoで仕事もプライベートもすべてのタスクを管理していたことがあったのだが、これは無理だった。自分の職場の事情故の話ではあるが、会社PCではクラウドサービスの使用が禁じられているし、また仕事の資料を家に持ち帰ることはできない。つまり仕事のタスクをいつでも見られるようにとToodledoに入れておいても、会社ではそれを確認できないし、家では仕事の状況を確認する資料がないからタスクレビューができない。

よって今は仕事とプライベートのGTD環境を完全に分けている。仕事ではTaskChuteを使い、TaskChuteはGTDには向かないなどという声もあるが、まぁ仕事のタスクなんて今すぐやるか、いつかやるかのほぼ2択なので、降ってきたタスクを適当な日付にぶちこんでおしまいである。「いつかやる」リストに行くはずのタスクは1週間後の日付でとりあえず入れておけばいいだけだし、「連絡待ち」リストに行くタスクは適したタイミングで「○○さんに例の件確認」と入れればいい。正直、仕事はこれで本当にうまく回っている。

仕事とプライベートのGTD環境を分けることには利点もある。TaskChuteは会社のファイルサーバーに置いてあるので家からは確認のしようがなく、ON-OFFのメリハリがつくようになった。家に帰ってタスクリストを開いたら、仕事の予定がいっぱい入っているなんて状態は、精神によろしくない。

軌道修正を図りやすくする

ではプライベートのGTD環境とは何のためにあるのかということだが、軌道修正を図りやすくするためのものだと考えている。

プライベートのタスクとは何か。主には家事、勉強、娯楽に分けられる。このうち家事は細切れのタスクがほとんどだが、娯楽と勉強はPJのような形になることが多い。それは例えばRailsを習得する、だったり、秋の気になるアートイベントに行きまくる、だったり。

ただ、プライベートで抱えるPJを毎日コツコツ回せるかというと、なかなか時間は取れないもので、中には1ヶ月近く放置になってしまうものもある。そんなときに、「あれ?そういえばあれやりたくてやりかけにしてたけど、どこまでやったっけ?」とならないよう、フローの洗い出しと経過の記録を怠らないようにする。また進んでないPJにすぐ気付き、対策を打てるようにしておく。

そして長く時間を費やす「PJ」は、往々にして相応の理由がある。例えばRails習得はWeb系の転職を考えているからであり、ではWeb系になぜ転職したいのか?といえば、、、といった具合に、理由はより大きな理由に遡及できる。自分の立ち位置を見失わないためにも、理由の記録と記憶は必要だ。これを管理するには、GTDでいう高度の概念がふさわしい。

ユビキタスキャプチャーを重視する

週次レビュー以上に自分が意識しているのがユビキタスキャプチャー。いくらトリガーリストがあると言っても、やはり2時間うんうん唸ってタスクを書き出したところで、一度忘れたタスクは思い出しづらい。思いついたこと、インプットされた情報はとにかくすぐメモる。この方が確実だ。

ただ、自分はどうもこれが苦手で。あまり深く考えない性格なのか、気付けば新たな情報を右の耳から左の耳へ聞き流していることがある。どうすりゃいいんだろうな、これ。

ToDoリストに手間をかけすぎない

ToodledoはGTDに最適だとよく言われる。自分も使っていたが、そのことは肯定できる。だが、ちょっとガチガチに設定できすぎるような気もする。アレに凝りすぎると、ToDoリストを管理するというToDoに1日相当な時間を使いそうになる。

だからToDoリストは手間をかけすぎないのがいい。先に言及したTaskChuteはその点すごく楽で、開いたらAlt+s -> aで行を追加し、日付とタスク名と見積時間を入れれば登録完了だ。プロジェクトの入力も可だが、そのへんはお好みで。

プライベートでは今、Wunderlistを使っている。これもまた実にシンプルなツール。次点でTodo.txtだが、これはすでに述べた通りちょっと単機能すぎる。Google Tasksもまた然り。

「いつやるのか」を明確にする

GTDは元来、タスクのスケジューリングは必要としない。GTDにおいては、ToDoリストとは「時間があるときにやることのリスト」であり、やる時間が決まっているものはカレンダーに登録するべきだからだ。でも現実、そう上手くいくか? この1週間のどこか空いた日で必ずやるとか、そういうタスクもあるだろう。

自分はWunderlistのスターを「スケジューリング」として使っている。スターが付いたタスクとは、「今週やるべきタスク」だ。「時間があるときにやること」の中でも、最優先でやるべきことにスターを付けている。

タスクのスケジューリングは重要だ。いつまでもリストに眠り続けるタスクを産まないためにも。

現在の環境

以上の方針を踏まえた上で、次のようなGTD環境(プライベートver)を回している。

  • Wunderlist => タスクリスト
    • すべての「やること」がここにある。
    • リストはNext、Someday、Want=やりたいこと、各PJ。
    • PJはノートを使って目的と〆切を書いている。タスクには最初マイルストーンだけを置いておき、実際に進めながら細かいタスクへ分解している。

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  • Google Calendar => 予定管理

    • アナログ管理とすべきかだいぶ悩んだけど、繰り返しの予定とかが管理しやすいのでデジタルに軍配。
    • 基本はプライベートの予定。仕事や休日や深夜のものだけ入れる。
    • 「やる日が決まっているタスク」もここに入れる。
  • Dropbox&txt => ユビキタスキャプチャーその1

    • デジタルのユビキタスキャプチャー管理。メモはやっぱプレーンテキスト最強。
    • Macで扱うときはQFixHowmを使っている。
    • Androidで扱うときはDraft。これ最強。このエントリーもDraftで書いてます。
    • ポイントはクイック入力機能、Markdownの入力補助、全文検索機能。

Draft 0.12
カテゴリ: 仕事効率化
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  • Dropbox&txt => GTDの中枢
    • ユビキタスキャプチャー用のフォルダの中にGTDというフォルダを掘ってる
    • ここに何を入れているかというと、GTDで使う資料系一式。
    • 例えばGTD.txtは、自分流GTDのフローと、各「高度」を書き込んでいる。GTDってなんだっけ状態になったらここに戻ってくる。
    • あとトリガーリストとかもここ。GTD関連でタスクでないもの全般って感じか。

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  • ほぼ日手帳 => ユビキタスキャプチャーその2
    • アナログのユビキタスキャプチャー。仕事中は専らこれ。
    • 予定もタスクもデジタル管理にしちゃったので、もはやただの日付入りメモ帳。
    • ホントはライフログっぽいこともしたいんだけど、TaskChuteがあるしいいやってなってる。
    • 来年はEDITに浮気予定。ほぼ日よりシンプルで使いやすそうなので。

こんなところ。正直プレーンテキスト最強論者(デバイスを選ばない、フォーマットフリー、Dropboxで共有&バックアップも瞬時、Vimで編集もクソ楽)なので、全部プレーンテキストにまとめたいとも思ってるんだが、なかなか上手くいかなかった。まぁ予定はまず無理だし、タスクもちと辛い。いや、やってやれないこともないのだが、面倒だ。期日順に並べ替えたり、PJと期日の2つの観点からタスクを絞り込んだりとか、そういう有機的な操作はやっぱり専用アプリを使ったほうがいい。すなわちそれがWunderlistだった。

あと悩んでるのが、日課や週末の家事のような定期的タスク。Googleカレンダーに試しに繰り返しの予定で入れてはみたが、毎日同じ予定が表示されるのはちょっとウザかったり。かといってWunderlistで繰り返し設定して、毎日ちまちま消してくのもウザい。プレーンテキストでリスト化しとくのが楽かなーと思うのだが、それだと「やることは全部Wunderlistに集約」という原則が崩れてしまうし。むー。

とりあえずこの路線を1年は続けたい。浮気して、違うツール設定して試して、また戻ってきてなんて時間は、GTDの根本に反するような無駄に過ぎない。